Helferplaner – Anleitung

Inhalt

Überblick
Einrichtung und Anmeldung
Admins und Rechte
Helferlisten verwalten
Der Editor im Überblick
Ankreuz-Spalten: Bereich → Zeitfenster → Aufgabe
Freitext-Spalten: Textfeld und Rechenfeld
Erwartete Helfer
Verschieben und Entfernen
So tragen sich Helfer ein
Übersicht, Druck, Excel, Masterübersicht
Tipps und häufige Fragen

Diese Anleitung öffnet sich in einem eigenen Fenster – über „Anleitung“ im Fuß jeder Seite oder oben in der Verwaltung. Mit „Drucken“ lässt sie sich ausdrucken oder als PDF speichern. Stand: Version 1.0.28.

1. Überblick

Mit dem Helferplaner legst du beliebig viele Helferlisten an – z. B. für einen Markt, ein Fest oder einen Arbeitseinsatz. Helfer öffnen den Link einer Liste, geben ihren Namen ein, kreuzen an, wann und wobei sie helfen, und tragen z. B. ein, welchen Kuchen sie mitbringen. Alle sehen den aktuellen Stand in einer Tabelle; die Verwaltung behält mit Bedarf, Summen und Protokoll den Überblick.

Ankreuz-Spalten	für Zeiten und Aufgaben, z. B. „Anwesend · 14–16 Uhr · Kuchenverkauf“.
Freitext-Spalten	zum Hineinschreiben: Textfeld (z. B. „Welchen Kuchen?“) und Rechenfeld (nur Zahlen, z. B. „Stück?“).
Bedarf	wie viele gebraucht werden – die Summenzeile „Anzahl“ wird rot (zu wenig) oder grün (erreicht).
Ergebnis	je Freitext-Spalte: Einträge zählen bzw. Zahlen addieren – oder kein Ergebnis (Summenzelle bleibt leer).

2. Einrichtung und Anmeldung

Ersteinrichtung

Den Ordner hochladen und admin.php im Browser öffnen.
Hauptadmin anlegen: Benutzername (vorgeschlagen „admin“) und Passwort (mind. 8 Zeichen).
Fertig – du bist angemeldet. Zum Ausprobieren werden automatisch zwei Demo-Listen angelegt („Demo: Arbeitseinsatz 8–16 Uhr“ und „Demo: Nikolausmarkt“, fiktive Namen, teilweise ausgefüllt, Status Entwurf).

Anmelden

Oben rechts auf „⚙ Verwaltung“ klicken (auf jeder Seite vorhanden), dann Benutzername und Passwort eingeben. Nach 5 Fehlversuchen ist die Anmeldung für 15 Minuten gesperrt. Oben rechts steht, wer angemeldet ist (👤), daneben „Abmelden“. In jeder Kopfleiste ist der Knopf der gerade geöffneten Seite ausgegraut – er ist dort nicht anklickbar.

Update von Version 1.0.15 oder älter: Das bisherige Passwort gilt weiter – mit dem Benutzernamen „admin“ (Hauptadmin).

3. Admins und Rechte

Jeder Admin hat einen eigenen Benutzernamen und ein eigenes Passwort. Es gibt zwei Rollen:

	Hauptadmin	Admin
Neue Listen anlegen, Demo-Listen laden	✔	✔
Alle Listen ansehen (Öffnen, Übersicht)	✔	✔
Listen bearbeiten, Status ändern, löschen	✔ alle	✔ nur eigene
Masterübersicht, Einträge löschen	✔ alle	✔ nur eigene Listen
Besitzer einer Liste festlegen	✔	–
Startseite (Titel, Begrüßung) ändern	✔	–
Admins anlegen, Rolle ändern, Passwort neu setzen, löschen	✔	–
Verwaltungsprotokoll lesen	✔	–
Eigenes Passwort ändern	✔	✔

Admins verwalten (nur Hauptadmin)

Oben „👥 Admins“ öffnen.
Unter „Neuen Admin anlegen“: Benutzername (3–30 Zeichen: a–z, 0–9, Punkt, Binde- und Unterstrich), Rolle, Passwort.
In der Tabelle lässt sich die Rolle ändern, ein neues Passwort setzen (z. B. wenn es vergessen wurde) oder ein Admin löschen.

Es bleibt immer mindestens ein Hauptadmin; niemand kann sich selbst löschen. Wird ein Admin gelöscht, gehören seine Listen danach nur noch dem Hauptadmin. Nach einer Passwortänderung oder dem Löschen sind andere Sitzungen dieses Admins sofort abgemeldet.

Eigenes Passwort

„Einstellungen“ → „Mein Passwort ändern“: bisheriges Passwort und zweimal das neue eingeben.

Protokolle

Das Verwaltungsprotokoll (unter „Admins“) zeigt Anmeldungen, angelegte und gelöschte Listen, Statusänderungen und Admin-Änderungen – jeweils mit Zeit und Admin-Name. Im Änderungsprotokoll jeder Liste (Masterübersicht) steht zusätzlich, welcher Admin die Liste geändert oder Einträge gelöscht hat.

4. Helferlisten verwalten

Neue Liste anlegen

Verwaltung → „Neue Helferliste anlegen“: Titel eingeben.
Vorlage wählen: leere Liste, Beispiel, eine Demo (Titel darf dann leer bleiben) oder „Kopie von …“ (übernimmt den Aufbau einer Liste, ohne Einträge).
„Anlegen & bearbeiten“ – der Editor öffnet sich. Die neue Liste gehört dir.

Demo-Listen

Unter „Demo-Listen“ legst du die beiden Beispiele jederzeit (erneut) an – zum Ansehen, Ausprobieren und Bearbeiten.

Die Listenübersicht

Titel / Link	darunter der Link für die Helfer (`liste.php?l=…`), der Besitzer und wann bzw. von wem zuletzt geändert.
Status	Entwurf – nur für die Verwaltung sichtbar · Offen – Eintragen möglich · Geschlossen – nur ansehen.
Einträge	wie viele sich eingetragen haben (bei erwarteten Helfern: „12 / 23“).
Aktionen	✎ Bearbeiten · Öffnen (Eintragen-Seite) · Übersicht · 🔒 Master · Löschen. Bei Listen anderer Admins steht „nur ansehen“.

Gelöschte Listen landen im Ordner data/papierkorb.

5. Der Editor im Überblick

Oben die blaue Leiste mit Link, Bausteinen und „Speichern“, links der Editor, rechts die Vorschau. Auf kleineren Bildschirmen steht die Vorschau unter dem Editor; mit „Vorschau ausblenden“ bekommt der Editor die volle Breite.

1. Allgemein

Titel, Datum	erscheinen über der Tabelle und auf der Startseite.
Status	Entwurf / Offen / Geschlossen (siehe Abschnitt 4).
Einleitungstext	steht über dem Eintragen-Formular, z. B. Treffpunkt und Ansprechpartner.
Optionen	auf der Startseite anzeigen · Übersicht/Druck/Excel für alle sichtbar · nur Namen aus der Helferliste zulassen.

Wichtig: Änderungen werden erst mit „Speichern“ übernommen. Beim Verlassen ohne Speichern fragt der Browser nach.

6. Ankreuz-Spalten: Bereich → Zeitfenster → Aufgabe

Jeder Bereich wird eine Spalte in der obersten Kopfzeile, jedes Zeitfenster darunter. Hat ein Zeitfenster Aufgaben, bekommt jede Aufgabe eine eigene Ankreuz-Spalte.

So legst du sie an

„+ Bereich hinzufügen“ und eine Bezeichnung eintragen (z. B. „Aufbau“, „Anwesend“).
Im Bereich „+ Zeitfenster“ (z. B. „14–16 Uhr“). „⏱ Zeitfenster erzeugen …“ legt mehrere auf einmal an (z. B. von 14 bis 22 Uhr, je 2 Std.).
Optional je Zeitfenster „+ Aufgabe“ (z. B. „Fotobox“). „⇊ auf alle“ übernimmt die Aufgaben in alle Zeitfenster des Bereichs.
Bedarf eintragen, wenn eine bestimmte Anzahl Helfer gebraucht wird (0 = ohne).
Aufgaben ohne Zeitfenster: Für eine Frage ohne Uhrzeit (z. B. „Ich nehme teil“ / „Ich nehme nicht teil“) im Bereich „☑ + Aufgaben ohne Zeit“ wählen – oder bei einem Zeitfenster mit Aufgaben die Zeit einfach leer lassen. Die Aufgaben stehen dann in der Tabelle direkt unter dem Bereich. Mit dem Haken „nur eine Auswahl“ kann jeder Helfer in dieser Zeile nur ein Kästchen ankreuzen.

Mit ⧉ duplizierst du ein Element, mit ↑ ↓ änderst du die Reihenfolge, mit ✕ entfernst du es (siehe Abschnitt 9).

7. Freitext-Spalten: Textfeld und Rechenfeld

Eine Freitext-Spalte besteht aus einem Spaltenkopf und darunter einer oder mehreren Spalten – angelegt wie Zeitfenster mit „+ Textfeld“ und „+ Rechenfeld“.

① Der Spaltenkopf steht über allen Spalten. ② Textfeld und ③ Rechenfeld bilden die Spalten darunter – in der Tabelle und genauso im Eintragen-Formular. Hier zählt nur das Rechenfeld (Ergebnis „Zahlen addieren“), die Kuchensorte hat „kein Ergebnis“.

Spaltenkopf	Überschrift über allen Spalten, z. B. „Kuchen & Muffins spenden“.
+ Textfeld	Helfer schreiben beliebigen Text (z. B. „Apfelkuchen“).
+ Rechenfeld	Helfer tragen nur eine Zahl ein (z. B. 3 oder 2,5); Text wird mit einer Meldung abgelehnt. Am Handy erscheint die Zahlentastatur.
Überschrift	steht über der Spalte in Tabelle und Formular (z. B. „Welchen Kuchen?“, „Stück?“).
Einheit	nur beim Rechenfeld (z. B. Stück, Liter, kg) – erscheint neben dem Eingabefeld, im Spaltenkopf und hinter der Summe.
Ergebnis	was in der Summenzeile „Anzahl“ steht: Textfeld: „Einträge zählen“ (jeder ausgefüllte Eintrag = 1) oder „kein Ergebnis“. Rechenfeld: „Zahlen addieren“ oder „kein Ergebnis“. Bei „kein Ergebnis“ bleibt die Summenzelle leer (auch im Excel-Export).
Bedarf	wie viel gebraucht wird (z. B. 10). Summe rot = zu wenig, grün = erreicht. Nur bei Spalten mit Ergebnis.
Max. Zeichen	Höchstlänge für die Textfelder dieser Freitext-Spalte.

Hat eine Freitext-Spalte nur ein Feld ohne Überschrift, entfällt die zweite Kopfzeile – der Spaltenkopf reicht dann über die ganze Höhe.

8. Erwartete Helfer

Unter „4. Erwartete Helfer“ trägst du einen Namen pro Zeile ein – „Vorname Nachname“ oder „Nachname, Vorname“.

Diese Namen stehen in der Übersicht grau, bis sie sich eingetragen haben – so siehst du sofort, wer noch fehlt.
Beim Eintragen werden die Namen als Auswahl vorgeschlagen (alphabetisch, Umlaute richtig einsortiert).
Mit der Option „Nur Namen aus der Helferliste zulassen“ (Abschnitt 1 im Editor) können sich nur diese Personen eintragen.

9. Verschieben und Entfernen

Drag & Drop

Jedes Element hat links einen Griff ⠿. Daran ziehen (Maus oder Finger), um es zu verschieben – Zeitfenster auch in einen anderen Bereich, Aufgaben in ein anderes Zeitfenster, Text-/Rechenfelder innerhalb ihres Spaltenkopfs.
Die Bausteine in der blauen Leiste (Bereich, Zeitfenster, Aufgabe, Freitext-Spalte) an die gewünschte Stelle ziehen, um dort etwas Neues einzufügen.
Gestrichelte Rahmen zeigen, wo abgelegt werden kann. Esc bricht ab.
Wird ein Zeitfenster oder eine Aufgabe, bei der schon Kreuze gesetzt sind, in einen anderen Bereich verschoben, fragt der Editor nach – die bisherigen Kreuze gehören zur alten Spalte und werden dann nicht mehr angezeigt.

Entfernen und Löschen – immer mit rotem Hinweisfenster

Jede Lösch-Funktion fragt so nach – Listen, Einträge, Admins und ✕ im Editor. Erst der rote Knopf führt sie aus.

Beim Entfernen im Editor (✕) warnt das Fenster zusätzlich, wenn in dieser Spalte schon etwas angekreuzt oder ausgefüllt wurde. Auch dann gilt die Änderung erst nach „Speichern“.

10. So tragen sich Helfer ein

Helfer öffnen den Link der Liste, geben ihren Namen ein, kreuzen an, füllen die Freitext-Tabelle aus und speichern. Mit demselben Namen können sie ihre Angaben ändern, solange die Liste offen ist.

Im Formular erscheint jede Freitext-Spalte wie in der Tabelle: oben der Spaltenkopf, darunter die Überschriften nebeneinander und darunter die Eingabefelder in einer Zeile.

11. Übersicht, Druck, Excel, Masterübersicht

Übersicht & Druck	aktueller Stand für alle (wenn „Übersicht für alle sichtbar“ an ist), mit Knopf „Drucken“ (Querformat). Ist die Option aus, sehen Helfer die Tabelle „Wer hilft wann?“ erst, nachdem sie ihren Namen eingegeben und auf „Weiter“ geklickt haben.
Excel-Export	dieselbe Tabelle als .xlsx mit Summen- und Bedarfszeile; Rechenfelder als echte Zahlen mit Summenformel.
🔒 Masterübersicht	nur für berechtigte Admins: private Kopie, die bei jedem Speichern/Löschen geschrieben wird, plus Änderungsprotokoll (wer hat wann was eingetragen, geändert oder gelöscht). Beides auch als Textdatei herunterladbar.
Einträge löschen	angemeldet in der Übersicht über das rote ✕ am Zeilenende (mit rotem Hinweisfenster).

12. Tipps und häufige Fragen

Ich habe eine Spalte falsch benannt – gehen Einträge verloren?: Nein. Umbenennen ist jederzeit möglich, alle Einträge bleiben erhalten.
Ich habe ein Rechenfeld angelegt, wollte aber ein Textfeld.: „+ Textfeld“ anlegen, mit ↑ an die richtige Stelle schieben und das Rechenfeld mit ✕ entfernen – oder umbenennen, wenn es weiter gebraucht wird.
Unter „Welchen Kuchen?“ soll in der Summenzeile nichts stehen, nur unter „Stück“.: Bei „Welchen Kuchen?“ im Editor „Ergebnis“ auf kein Ergebnis stellen, bei „Stück“ auf Zahlen addieren.
Ein Admin kann eine Liste nicht bearbeiten („nur ansehen“).: Die Liste gehört einem anderen Admin. Der Hauptadmin kann in der Listenübersicht unter „Besitzer“ einen anderen Admin eintragen.
Ein Admin hat sein Passwort vergessen.: Der Hauptadmin setzt unter „👥 Admins“ ein neues Passwort; der Admin ändert es danach unter „Einstellungen“ selbst.
Wie verwende ich eine Liste nächstes Jahr wieder?: „Neue Helferliste anlegen“ mit Vorlage „Kopie von …“ – der Aufbau wird übernommen, die Einträge nicht.
Ich habe eine Liste gelöscht.: Sie liegt im Ordner data/papierkorb und kann per FTP zurück nach data/listen verschoben werden.
Wie sichere ich die Daten?: Den Ordner data per FTP herunterladen – darin stecken alle Listen, Einträge, Admins, Einstellungen und Protokolle.
Unter welcher Lizenz steht der Helferplaner?: Unter der GNU General Public License Version 2 – siehe „Lizenz (GPL v2)“ im Fuß jeder Seite oder „§ Lizenz“ oben in der Verwaltung.